Bony na Cyfryzację – fakty i mity. Czy na pewno warto?
BONY NA CYFRYZACJĘ
Najbardziej oczekiwana dotacja w 2021 Czy słusznie?
Bony na cyfryzację od kilku miesięcy nie schodziły z afisza. Zakładano, że będzie to 85% dofinansowanie na zakup wszelkiego rodzaju oprogramowania, w tym stron i sklepów internetowych.
Zakładano, że zainteresowanie będzie ogromne. Regulamin konkursu został opublikowany 6.09.2021. Po przeanalizowaniu zapisów regulaminu wydaje się, że katalog wydatków jest bardzo szeroki i większość firm będzie mogła wpisać swój pomysł w ramy naboru. Gorzej jest kiedy zapoznamy się szczegółowo z instrukcją wypełniania wniosku. Po uważnej lekturze okazuje się, że jest to projekt bardzo skomplikowany, czasochłonny i pracochłonny i to zarówno na etapie sporządzania wniosku aplikacyjnego jak i podczas jego realizacji czy rozliczania.
Dla kogo bony na cyfryzację?
Konkurs kierowany jest do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. Przy określaniu czy firma jest MŚP należy brać pod uwagę także firmy powiązane.
Dofinansowanie jest pomocą de minimis, a więc firma, która chce aplikować o środki musi mieć dostępny limit pomocy – jest do 200.000 euro na 3 lata, a dla firm z zakresu transportu drogowego 100.000 euro na 3 lata.
Pomimo tego, że teoretycznie każda firma z MŚP może startować w konkursie, konkurencja może być tak duża, że firmy, które nie mają szans na otrzymanie dodatkowych punktów mogą mieć niewielkie szanse na otrzymanie dofinansowania. Dodatkowe punkty otrzymuje się za posiadanie PKD (lista pod linkiem http://dotacje.co/bony-na-cyfryzacje/ ) oraz za spadki przychodów porównując rok 2019 i 2020 (spadek pow. 70% – 4pkt, pow. 60% – 3pkt, pow. 50% – 2 pkt, pow. 40% – 1pkt).
Kiedy należy skorzystać z bonów na cyfryzację?
Zgodnie z regulaminem termin składania wniosków potrwa od 20 września do 20 października 2021 roku. Przy czym okres ten może ulec skróceniu, jeżeli będzie wiele złożonych wniosków. W praktyce oznacza to, że pewność na złożenie wniosku będą miały tylko te firmy, które będą gotowe na jego złożenie do 24 września 2021. Po tym dniu może okazać się, ze nabór zostanie zamknięty (jeżeli będzie duże zainteresowanie).
Najważniejsze kwestie:
– projekt musi wprowadzić innowacje procesowe (ewentualnie procesowe i produktowe)
Co to oznacza?
Dzięki wydatkom, które sfinansujemy dotacją muszą zostać wprowadzone nowe lub znacząco ulepszone procesy, wykorzystujące technologie cyfrowe. Będą zmiany w sposobie realizacji podstawowych działań w firmie dotyczących produkcji lub świadczenia usług. Procesy takie mogą wystąpić np. w obszarze logistyki i dystrybucji, sprzedaży, usług po sprzedażowych, usług w zakresie technologii informacyjno – komunikacyjnych, funkcji administracyjnych i zarządczych, usług inżynieryjnych i pośrednich.
– innowacyjne procesy muszą być uzasadnione pandemią
Co to oznacza?
Procesy, które firma chce wprowadzić muszą wynikać z konieczności wzmocnienia odporności na wypadek wystąpienia kolejnych etapów pandemii lub z konieczności wprowadzenia zmian w funkcjonowaniu firmy w związku z pandemią. Bardzo istotne jest to, że wprowadzenie np. sklepu internetowego nie zostało na potrzeby konkursu uznane jako innowacja procesowa. Projekty, które w zakresie prowadzonej dotychczas sprzedaży towarów w tradycyjny sposób, będą jedynie zakładały stworzenie sklepu internetowego, prezentującego asortyment i możliwość jego zamówienia w sposób zdalny nie będą mogły uzyskać dofinansowania. Dofinansowanie otrzymają tylko te projekty, które jednocześnie stworzą warunki skutecznego funkcjonowania firmy w warunkach epidemii lub uodpornią jej działalność na ewentualność wystąpienia kolejnych podobnych kryzysów wywołanych stanem epidemii.
– należy przedstawić analizę obejmującą m.in.:
- identyfikację potrzeb w zakresie cyfryzacji, w odpowiedzi na zmiany rynkowe będące następstwem pandemii COVID-19, w horyzoncie czasowym co najmniej 3 lat od planowanego terminu zakończenia realizacji projektu;
- zbadanie możliwości zaspokojenia tych potrzeb w oparciu o zasoby własne wraz z wyceną kosztów zaspokojenia potrzeb tym sposobem;
- identyfikację na rynku alternatywnych środków dla zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb wraz z wyceną zaspokojenia potrzeb tymi środkami (analiza powinna objąć różne warianty zaspokojenia potrzeb i ich wycenę w całym horyzoncie czasowym, przy czym wycena powinna uwzględniać wszelkie koszty przedsiębiorstwa związane z wyborem danej opcji);
- dokonanie analiz poszczególnych zidentyfikowanych wariantów zaspokojenia potrzeb w celu weryfikacji:
- możliwości objęcia kosztów działań dofinansowaniem (np. w związku z koniecznością zastosowania odpowiedniego trybu wyboru dostawcy),
- możliwości uwzględnienia wymaganych aspektów społecznych i środowiskowych (zgodność projektu z zasadami horyzontalnymi Unii Europejskiej wymienionymi w art. 7 i 8 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013),
- siły oddziaływania w zakresie zwiększenia odporności przedsiębiorstwa na skutki COVID-19 i podobnych kryzysów,
- ryzyk związanych z realizacją danego wariantu wraz ze wskazaniem możliwości ich zmniejszenia;
- na podstawie analizy, wybór środków dla zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb, w tym sposobu realizacji zamówień związanych z nabyciem tych środków.
Na co można otrzymać dofinansowanie z bonów na cyfryzację?
Dofinansowaniu będą podlegały projekty polegające na zakupie usług programistycznych lub/i zakupie oprogramowania gotowego, w tym w formie licencji w celu opracowania lub wprowadzenia rozwiązania cyfryzacyjnego. Jest to komponent obligatoryjny projektu i minimalne to 60.000zł.
Dodatkowo można zakupić środki trwałe w tym maszyny i urządzenia, sprzęt komputerowy lub związany z przesyłem, lub magazynowaniem danych, środki niskocenne, lub/i usługi doradcze (w tym branżowych, technologicznych, biznesowych, prawnych) lub/i usług szkoleniowe w celu wdrożenia rozwiązania cyfryzacyjnego. Wartość tej grupy nie może wynieść więcej niż 150.000zł.
Sumarycznie (oprogramowanie i środki trwałe i usługi) nie mogą przekroczyć 300.000zł. Dofinansowanie w projekcie wynosi 85% i jest to pomoc de minimis.
Wszystkie zakupy powinny być niezbędne do opracowania, wprowadzenia lub wdrożenia rozwiązania cyfryzacyjnego w firmie.
Podsumowanie
Wniosek jest bardzo wymagający, wymaga wiele pracy zarówno od osób sporządzających wniosek jak i na etapie jego rozliczenia. Prawidłowe sporządzenie wniosku wymaga udziału nie tylko osób znających dokumentację konkursową i mających doświadczenie w sporządzaniu wniosków o dofinansowanie, ale także specjalistów z zakresu procesów w firmie oraz samych rozwiązań cyfrowych.
Czasu na opracowanie wniosku jest bardzo mało! Żeby mieć pewność, że wniosek zostanie złożony w terminie naboru musi być gotowy do 24 września 2021, a czas opracowania wniosków to minimum 2 tygodnie.
Firmy, które nie mają dodatkowych punktów (odpowiedniego PKD oraz spadków przychodów) mają małe szanse na uzyskanie dofinansowania.
Jak wygląda rozliczenie dotacji?
Jest to projekt ryczałtowy – co oznacza, że nie wymaga się prowadzenia „przetargów” przez Bazę Konkurencyjności.
Można uzyskać zaliczkę w wysokości do 40% dofinansowania.
Projekt można realizować maksymalnie przez 12 miesięcy. UWAGA! Można ubiegać się o dofinansowanie również na projekty zakończone, ale rozpoczęte nie wcześniej niż przed 1 lutego 2020 i trwające nie dłużej niż 12 miesięcy. Projekt musi zakończyć się do końca roku 2023.
Rozliczenie projektu polega m.in. na przedstawieniu do PARPu dokumentów potwierdzających zakup oprogramowania i innych (np. środków trwałych czy usług doradczych). W zależności od rodzaju zakupionych elementów lista dokumentów jest różna i tak np. przy zakupie usług programistycznych są to:
– szczegółowy opis realizacji przeprowadzonych prac programistycznych, w tym wykaz użytych gotowych komponentów wraz z określeniem okresu udzielonej wnioskodawcy licencji na użytkowanie każdego z komponentów, stos technologiczny wykorzystany przy budowie systemu,
– scenariusze testowe dla funkcjonalności określonych w specyfikacji wymagań, zawierające przypadki testowe z opisem kroków testowych, wstępnych warunków wykonania, oczekiwanych rezultatów i końcowych warunków wykonania
– specyfikację wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych dostarczonego rozwiązania
– protokół z wykonania testów akceptacyjnych obrazujący wynik wykonania wszystkich scenariuszy testowych (w ramach testów akceptacyjnych powinny być wykonane wszystkie scenariusze testowe, a każdy test powinien zakończyć się wynikiem pozytywnym),
-potwierdzenie przyjęcia oprogramowania do użytkowania przez Beneficjenta,
– kody źródłowe z kompletną historią zmian kodu wraz z aktualną wersją dokumentacji technicznej przeprowadzonych prac programistycznych.