Menu

Aktualności

Najnowsze informacje ze świata dotacji

Jak wygląda współpraca z firmami opracowującymi wnioski o dotacje unijne

Jak wygląda współpraca w opracowaniu wniosku o dotację unijną

, 0

Jak wygląda współpraca w opracowaniu wniosku o dotację unijną

Współpraca z firmami lub doradcami opracowującymi wnioski o dotacje unijne

Korzystając z usług firm zajmujących się wsparciem w opracowaniu projektów i wniosków o dofinansowanie można spotkać się z różnymi praktykami. W zależności od oczekiwań przyszłych klientów zakres współpracy może być różny (np. kompleksowe opracowanie projektu i wniosku, doradztwo z zakresie uzupełnienia poszczególnych elementów wniosku, pomoc w zakresie uzupełnień do oceny, wsparcie w zakresie sporządzania odwołania od decyzji urzędników, protestów i wiele innych).

Jak wygląda współpraca z firmami piszącymi wnioski o dotacje?

Jeżeli decydujemy się na zlecenie całości prac związanych z opracowaniem projektu i wniosku firmie zewnętrznej, przeważnie spotkamy się z następującymi etapami współpracy:

  1. Analiza potrzeb i możliwości – doradca przeprowadzi wywiad w celu określania potrzeb (np. zakup określonych maszyn, szkoleń czy środków na pokrycie kosztów bieżących) i przedstawi dostępne możliwości pozyskania dofinansowania, a następnie zasugeruje optymalne rozwiązanie (u nas jest to etap całkowicie darmowy).

  2. Ocena szans na otrzymanie dofinansowania w konkretnym naborze – po zapoznaniu się z przedsięwzięciem, na które przyszły wnioskodawca chce pozyskać finansowanie, zostają ocenione szanse na jego otrzymanie, poprzez analizę ilości punktów, jakie projekt może pozyskać w danym naborze. Jeżeli wartość ta jest odpowiednio wysoka, rekomenduje się przystąpienie do danego naboru (u nas jest to etap całkowicie darmowy).

  3. Podpisanie umowy — po ocenie szans na otrzymanie dofinansowania dla danego projektu podpisywana jest umowa o opracowanie wniosku o dofinansowanie, a następnie rozpoczyna się opracowywanie projektu i wniosku.

  4. Opracowywanie projektu i wniosku – projekt zostaje opracowywany w taki sposób, aby uzyskał maksymalną możliwą ilość punktów. W ramach tego etapu sugerowane są odpowiednie modyfikacje w projekcie, tak by zwiększyć szansę na pozyskanie dofinansowania.

  5. Złożenie wniosku — po opracowaniu wniosku, zostaje on przesłany do akceptacji wnioskodawcy. Jeżeli ma jakieś uwagi lub sugestie, wprowadza się odpowiednie zmiany, następnie wniosek jest składany do odpowiedniej instytucji organizującej nabór.

  6. Wyjaśnienia i uzupełniania dotyczące oceny formalnej i merytorycznej — na każdym etapie oceny instytucja organizująca nabór może zwrócić się do wnioskodawcy o uzupełnienia lub wyjaśnienia. Doradca ma każdym etapie oceny przygotowuje wszystkie odpowiedzi i uzupełnienia, przy czym, jeżeli nie zna odpowiedzi na pytania oceniających konsultuje je z wnioskodawcą.

  7. Informacja o wynikach naboru — w zależności od naboru czas od złożenia wniosku o dofinansowanie do otrzymania informacji o wynikach może wynosić od kilku miesięcy do nawet roku, przy czym planowany termin wyników jest przeważnie publikowany razem z dokumentacją dotyczącą naboru.

Więcej ważnych informacji o tematyce dotacji unijnych dla firm znajdą Państwo TUTAJ

Jeśli chcą Państwo otrzymywać powiadomienia o dotacjach w Państwa woj. to zachęcamy to włączenia powiadomień TUTAJ

Jak wybrać firmę do rozliczenia dotacji unijnej

Jak wybrać firmę do rozliczenia dotacji unijnej

, 0

Jak wybrać firmę do rozliczenia dotacji unijnej

Wybór wniosku do dofinansowania to tylko połowa sukcesu. Projekt trzeba jeszcze prawidłowo zrealizować, rozliczyć i utrzymać w okresie trwałości.

 

Jeżeli decydują się Państwo na zlecenie rozliczenia wniosku o dofinansowanie firmie zewnętrznej warto zwrócić uwagę na kilka elementów. To czy wybierzemy „dobrą’ firmę, będzie determinowało czy nasz projekt przebiegnie sprawnie i bez dodatkowych stresów, a także i korekt finansowych.

 

  1. Wycena usługi – koszt rozliczenia dotacji unijnej

Kontaktując się z firmą, która zajmuje się rozliczeniem wniosku, przeważnie pytamy o cenę usługi. Jeżeli firma taka poda nam cenę bez dodatkowych pytań, powinno to wzbudzić w nas wątpliwości. Firma powinna zapytać przynajmniej o instytucję organizującą nabór i typ/numer naboru lub osi priorytetowej. Bez tych informacji firma nie ma pojęcia jaką pracę należy wykonać i czy ma w tym doświadczenie.

Firma powinna poprosić również o przesłanie listy wydatków lub przynajmniej zapytać o ich ilość, rodzaj, sposób finansowania i planowaną ilość wniosków o płatność. Bez tych informacji nie da się określić planowanego nakładu pracy, a zatem i ceny.

Jeżeli firmy podają cenę usługi bez wypytania o przynajmniej podstawowe informacje dotyczące wniosku – szukajmy innej firmy.

 

  1. Znajomość branży dotyczącej projektu

Nie jest to coś, bez czego nie da się prawidłowo rozliczyć wniosku, ale z pewnością współpraca z doradcą, który zna się na branży i rozumie parametry wydatków będzie dla beneficjenta znacznie łatwiejsza i będzie wymagała jego mniejszego zaangażowania.

 

  1. Liczba pracowników / współpracowników

Realizując projekt należy liczyć się z tym, że mogą pojawić się „pożary” i trzeba będzie przygotować coś w bardzo krótkim terminie (np. wniosek o zmiany we wniosku). Wybierając firmę musimy mieć pewność, że w przypadku kiedy nasz doradca będzie na urlopie lub się rozchoruje, będzie ktoś inny kto go zastąpi.

 

  1. Zapisy umowy – wynagrodzenie – czyli co powinna wykonać firma rozliczająca dotację unijną

Umowa musi jasno określać ile płacimy i za co. Unikajmy zapisów typu: wynagrodzenie za opracowanie zapytania ofertowego – kwota x, a w to miejsce wprowadźmy: wynagrodzenie za opracowanie trzech zapytań ofertowych, które zakończą się wyłonieniem wykonawcy – kwota x. Przy określeniu ceny za miesięczne wsparcie w realizacji projektu, zwracajmy uwagę, za jakie miesiące należy się opłata, czy do momentu złożenia końcowego wniosku o płatność, czy do momentu jego zatwierdzenia, bo między tymi datami wielokrotnie może być kilka miesięcy różnicy. W przeciwnym razie ostateczna cena umowy może znacząco wzrosnąć w stosunku do tej, jaką planowaliśmy.

 

  1. Zapisy umowy – odpowiedzialność, czyli za co odpowiada firma rozliczająca dotację unijną

Warto zwrócić uwagę na to czy konstrukcja umowy powoduje, że odpowiedzialność za ewentualne błędy lub nieterminową realizację umowy ponosi beneficjent czy firma doradcza. Ma to duże znaczenie, gdyż ewentualne błędy np. w procedurze wyboru dostawcy mogą skutkować obniżeniem wysokości dofinansowania o wartość, która wielokrotnie przekroczy wartość wynagrodzenia za rozliczenie projektu. Zdarza się, że firmy doradcze informują, że są ubezpieczone. Warto dowiedzieć się, czy zakres takiej ochrony obejmuje ubezpieczenie od błędów w dokumentach, bo „zwykłe” ubezpieczenie OC w działalności, może nie mieć zastosowania do umowy, jaką zawrzemy.

 

  1. Zapisy umowy – zakres obowiązków firmy rozliczającej dotację unijną

To najistotniejsza kwestia. W zależności od specyfiki projektu występują różne elementy rozliczenia i wszystkie powinny być wyszczególnione w umowie. Określenie przedmiotu umowy jako „pomoc w rozliczeniu projektu” jest dla beneficjenta bardzo ryzykowne, bo właściwie cała odpowiedzialność za ewentualne błędne zostaje po stronie beneficjenta.

Przykładowy proces rozliczenia projektu może obejmować:

– przygotowanie dokumentów do podpisania umowy o dofinansowanie

– przygotowanie wniosków o zmiany w projekcie i wprowadzenie zmian do wniosku

– przygotowanie i składanie harmonogramów płatności

– przeprowadzenie szacowania i jego udokumentowanie

– przygotowanie zapytania/zapytań ofertowych

– zamieszczenie zapytania na Bazie Konkurencyjności

– obsługa zapytania (np. zamieszczanie odpowiedzi na pytania potencjalnych oferentów)

– przeprowadzenie procesu wyboru oferty (z analizą ofert, uzyskiwaniem wyjaśnień) i sporządzanie protokołu – tutaj warto określić kto będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania (beneficjent czy doradca) i kto podpisze się na protokole (ma to bardzo duże znaczenie)

– przygotowanie/sprawdzenie umów z wybranymi wykonawcami

– przygotowanie/sprawdzenie protokołów odbioru i dokumentacji z realizacji wydatków

– sporządzenie wniosków o płatność (zaliczkowych, sprawozdawczych, rozliczeniowych, końcowych) – w zależności od rodzaju wniosku różny jest nakład pracy, więc może być też różna jego cena)

– wyjaśnienia do wniosków o płatność (przeważnie opłaty są dokonywane dopiero po zatwierdzenie wniosku)

– obsługa kontroli (warto wskazać również informację czy będzie to obsługa zdalna, czy również na miejscu).

W przypadku projektów związanych np. ze szkoleniami może to być jeszcze sprawdzenie i kompletowanie dokumentacji uczestników, przygotowanie regulaminów, dokumentacji rekrutacji itp.

Każdy projekt ma inną specyfikę i beneficjenci powinni dążyć do tego, by umowy o rozliczenie takiego projektu były dostosowane do projektu. Jest to stosunkowo trudne, gdyż wielu beneficjentów nie ma doświadczenia i nie wie co trzeba zrobić w procesie rozliczania projektu. Wiele instytucji przed podpisaniem z beneficjentem umów o dofinansowanie organizuje dla beneficjentów szkolenie i warto w nim uczestniczyć.

 

Podsumowanie

Umowę o rozliczenie wniosku warto skonsultować z prawnikiem, który ma doświadczenie w temacie rozliczeń projektów unijnych.

Dlaczego napisanie wniosku o dotację kosztuje

Dlaczego napisanie wniosku o dotację kosztuje?

, ,

Dlaczego napisanie wniosku o dotację kosztuje?

Ile powinno kosztować? Jak powinna być podzielona płatność? Jak uważać na naciągaczy?

Poniżej znajdziesz odpowiedzi na te i inne pytania.

Dotacje to dość popularny sposób na pozyskiwanie dodatkowego kapitału, jednakże ponad 90% potencjalnych klientów, to firmy, które nigdy z takiej formy finansowania nie korzystały. Przeważnie takie osoby mają największe wątpliwości odnośnie tego, dlaczego mają zapłacić firmie konsultingowej wynagrodzenie, jeżeli nie dostali oni jeszcze dotacji i nie ma pewności, że ją dostaną.

Firmy zajmujące się opracowywaniem wniosków zazwyczaj stosują model płatności, w którym występuje opłata za napisanie wniosku i premia po przyznaniu dofinansowania (tzw. success fee). O wiele rzadziej występuje opłata tylko w przypadku sukcesu. Dlaczego? Ponieważ nawet bardzo dobrze napisana dokumentacja konkursowa nie daje 100% szans na otrzymanie dotacji, co dla wielu przedsiębiorców może być zaskoczeniem, ale niestety rzeczywistość jest, jaka jest.

Dlaczego napisanie wniosku o dotację kosztuje?

Pierwszy powodem tego, jest fakt, że we wszystkich naborach rozstrzyganych w trybie konkursowym projekty oceniane są wg określonych kryteriów. Liczba otrzymanych punktów decyduje o tym, na którym miejscu w rankingu znajdzie się projekt, a dofinansowanie otrzymują tylko najlepsze.

Wielokrotnie zdarza się, że projekt nie ma możliwości otrzymania 100% punktacji, bo podmiot wnioskujący lub sam projekt nie spełnia warunków pozwalających na ich otrzymanie.

Dlatego firmy konsultingowe przed rozpoczęciem współpracy dokonują analizy tego, ile punktów projekt może uzyskać, a przynajmniej tak powinno to przebiegać! Dopiero po poinformowaniu klienta, jakie ma szanse (jaki % punktacji jest w stanie zdobyć) strony decydują czy start w naborze ma sens oraz ustalają warunki współpracy.

Jeżeli projekt może uzyskać stosunkowo niewiele punktów to firma powinna o tym poinformować. Wtedy klient ma prawo zdecydować, czy zamierza zaryzykować. Nawet gdy szanse są małe, a mimo tego klient decyduje się na złożenie wniosku musi liczyć się z tym, że prawdopodobieństwo otrzymania dotacji jest niskie. Jednocześnie firma opracowująca taki projekt liczy się z tym, że może nie otrzymać success fee, a wtedy to opłata za napisanie wniosku będzie jej jedynym wynagrodzeniem. Warto zwrócić uwagę na to, że niezależnie od tego czy projekt ma szanse na uzyskanie 100% punktów, czy np. połowy to firma musi wykonać dokładnie tę samą ilość pracy, a z góry wie, że prawdopodobne końcowe wynagrodzenie będzie znacznie niższe.  

Drugim powodem dlaczego napisanie wniosku o dotację kosztuje jest to, że niestety zdarza się, że podobne projekty są różnie oceniane. Dzieje się tak, bo projekty oceniane są przez różne osoby (wyznaczone przez instytucje organizujące nabór), a część kryteriów oceny pozwala oceniającym na subiektywną ocenę i to od sprawdzającego wniosek zależy to ile punktów zostanie przyznanych i za co. Oceniający projekt mogą również popełnić błędy, które będą skutkowały przyznaniem mniejszej liczby punktów i niewybraniem projektu do dofinansowania. W takie sytuacji składa się protest i po jego pozytywnym rozpatrzeniu wniosek jest oceniany ponownie. Niestety nie ma pewności, że po ponownej ocenie środki przeznaczone na dofinansowania w danym naborze będą wystarczające na pokrycie oprotestowanego projektu. Są to sytuacje, na które firma pisząca wniosek nie ma wpływu (oczywiście przy założeniu, że wniosek został opracowany poprawnie).

Zdarzają się również sytuacje, kiedy to z winy klienta nie zostaje przyznane dofinansowanie, a firma opracowująca wniosek nie ma na to wpływu i nie ponosi żadnej winy. Przykładem takiej sytuacji może być np. nieprzekazanie lub nieterminowe przekazanie dokumentów, brak środków na realizację projektu, podanie błędnych danych odnośnie statusu firmy, zaleganie opłaceniem podatków lub ukrycie przed firmą piszącą wniosek pewnych informacji wykluczających ją z udziału w danym konkursie.

Powyższe to tylko kilka powodów, dla których bardzo rzadko można znaleźć firmę, która opracuje wniosek o dotację tylko na zasadzie success fee. Jeżeli już uda się znaleźć taką ofertę, to przeważnie będzie ona znacząco droższa, gdyż w cenę wliczona jest opłata za ryzyko. Na zasadzie samego success fee działają najczęściej firmy, które nie mają doświadczenia w pisaniu wniosków lub nie mogą pochwalić się sukcesami w tym zakresie. W związku z brakiem zaufania rynku firmy takie poniekąd muszą stosować tylko opłatę za sukces, bo nie są w stanie inaczej pozyskać klientów.

Jak wygląda współpraca z firmami piszącymi wnioski o dotacje unijne?

Firmy mające doświadczenie i osiągnięcia w zakresie pozyskiwania środków unijnych przeważnie stosują model płatności, w którym opłata za napisanie wniosku jest znacznie niższa od success fee. Opłata ta ma na celu pokrycie bieżących kosztów działalności. Jest to opłata za czas poświęcony na przygotowanie projektu. Warto zwrócić uwagę na to, że czas ten nie obejmuje jedynie samego procesu „pisania wniosku”. Firmy takie najczęściej zajmują się najpierw konsultacjami z klientem w zakresie tego jak projekt ma wyglądać, określeniem jego założeń, celów, niejednokrotnie sugerując jakie procesy klient może wprowadzić w swojej firmie, sugeruje innowacyjne produkty do wprowadzenia, analizuje pozyskane oferty, przygotowuje załączniki do wniosku o dofinansowanie, konsultuje się z potencjalnymi wykonawcami/dostawcami. Na podstawie tych konsultacji firma opracowująca wnioski o dotacje jest w stanie sprawdzić szanse klienta na uzyskanie dotacji. Analizuje wszystkie możliwe do zdobycia punkty dodatkowe i podejmuje z klientem decyzję, czy warto, aby brał w wybranym konkursie dotacyjnym udział!

Jak sprawdzić firmę piszącą wnioski o dotacje unijne?

Dobrą metodą do sprawdzenia firmy piszącej wnioski o dotacje unijne jest zapoznanie się z jej metodologią współpracy. Jeśli od razu podczas pierwszej rozmowy uzyskujemy zapewnienie, że dany konkurs jest dla nas lub, że na pewno dostaniemy dotację to takie „różowe” przedstawienie sprawy powinno wzbudzić naszą czujność.

Dodatkowo warto sprawdzić, czy firma posiada doświadczenie w naszej branży oraz czy rozumie potrzeby naszej firmy. Dobrze jest także zapytać o referencje oraz zadać kilka pytań technicznych z Państwa branży. Należy także zapytać o kwestie obsługi po złożeniu wniosku. Firmy piszące wniosek o dotację zajmują się również obsługą wniosku już po jego złożeniu, czyli przygotowywaniem wyjaśnień, uzupełnień, przesyłaniem dodatkowej dokumentacji do oceniających, gdy o nie wezwą. Wzywanie przez oceniających do wyjaśnień i uzupełnień jest stałą praktyką. Zdarza się, że otrzymuje się wezwania do poprawy dokumentów, w których nie ma żadnego błędu, ale jeżeli nie przedstawi się odpowiedzi, w której poinformuje się oceniających, że dane czy dokumenty są poprawne, to projekt może zostać odrzucony z powodu braku odpowiedzi. Termin na dosłanie wyjaśnień może wynieść od 2 do 7 dni (w zależności od instytucji organizującej nabór i etapu oceny czas ten może się różnić). Więc jest to niewiele. W tym czasie firma pisząca wniosek musi kompleksowo i merytorycznie przygotować odpowiedzi na wątpliwości urzędników itp. Sumarycznie czas przeznaczony przez firmę opracowująca wniosek o dotację bardzo rzadko jest niższy niż 100 godzin, a niejednokrotnie wynosi kilkaset godzin i wymaga pracy i zaangażowania kilku osób. Ponadto należy wziąć również pod uwagę, że czas od złożenia wniosku o dotację unijną do uzyskania informacji o wynikach naboru wynosi przeważnie ok. 6-8 miesięcy, a czasem i dłużej.

Dlatego warto zastanowić się, czy skorzystanie z usług firmy, która opracowuje wniosek za cenę znacząco niższą niż konkurencja jest szansą czy zagrożeniem, że dokumentacja konkursowa nie zostanie opracowana należycie. Warto również mieć na uwadze fakt, iż wiele firm stosuje w swoim modelu biznesowym formułę pobierania niskich opłat (np. kilkuset złotych) za informowanie o dotacjach lub też za analizę możliwości pozyskania dotacji. Warto uważnie zapoznać się z ofertą takich firm i bardzo dokładnie przeczytać umowę, bo może okazać się, że płacicie Państwo za otrzymywanie mailingu z informacjami, które są ogólnodostępne i darmowe. 

Bony na cyfryzację problemy

BONY NA CYFRYZACJĘ – pułapki w umowach

, ,

BONY NA CYFRYZACJĘ – pułapki w umowach


Szanowni Państwo, do wniosku o dotację „Bony na cyfryzację” należy przygotować również analizę, której wnioski będą znajdowały się we wniosku o dofinansowanie. Jest to szczegółowa analiza, która wymaga odpowiednich umiejętności z zakresu Państwa branży i tego czego dotyczy projekt. Osoby specjalizujące się w pisaniu wniosków o dotację rzadko posiadają doświadczenie i umiejętności do sporządzania takie analizy. Ta analiza jest osobnym dokumentem, który może być przedmiotem kontroli zarówno podczas oceny wniosku i jak przy realizacji projektu oraz w okresie trwałości.

Podpisując z firmami umowy o sporządzenie wniosku o bon na cyfryzację WARTO ZWRÓCIĆ UWAGĘ czy to Państwo macie dostarczyć tę analizę, czy zrobi to dla Państwa firma oraz, czy posiada do tego kompetencje.

Poniżej lista pozycji, jakie analiza ma zawierać:

1) Opis identyfikacji potrzeb w zakresie cyfryzacji (potrzeby muszą być odpowiedzią na zmiany rynkowe będące następstwem pandemii COVID19). Potrzeby należy przeanalizować w horyzoncie czasowym co najmniej 3 lat od planowanego terminu zakończenia realizacji projektu, więc w praktyce będą to min 4 lata.

2) Zbadanie możliwości zaspokojenia tych potrzeb w oparciu o zasoby własne wraz z wyceną kosztów zaspokojenia potrzeb tym sposobem.

3) Identyfikacja na rynku alternatywnych środków dla zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb wraz z wyceną zaspokojenia potrzeb tymi środkami (analiza powinna objąć różne warianty zaspokojenia potrzeb i ich wycenę w całym horyzoncie czasowym, przy czym wycena powinna uwzględniać wszelkie koszty przedsiębiorstwa związane z wyborem danej opcji). !!! To jest najtrudniejszy punkt, gdzie bez dobrej znajomości branży projektu oraz rozwiązań na rynku, nie da się tego wykonać. !!!

4) dokonanie analiz poszczególnych zidentyfikowanych wariantów zaspokojenia potrzeb w celu weryfikacji:

  • możliwości objęcia kosztów działań dofinansowaniem (np. w związku z koniecznością zastosowania odpowiedniego trybu wyboru dostawcy),

  • możliwości uwzględnienia wymaganych aspektów społecznych i środowiskowych (zgodność projektu z zasadami horyzontalnymi Unii Europejskiej wymienionymi w art. 7 i 8 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013),

  • siły oddziaływania w zakresie zwiększenia odporności przedsiębiorstwa na skutki COVID19 i podobnych kryzysów,

  • ryzyk związanych z realizacją danego wariantu wraz ze wskazaniem możliwości ich zmniejszenia;

5) na podstawie analizy, wybór środków dla zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb, w tym sposobu realizacji zamówień związanych z nabyciem tych środków

Ocena formalna wniosku

Ocena formalna wniosku o dofinansowanie – na co zwrócić uwagę

, , ,

Ocena formalna wniosku o dofinansowanie – na co zwrócić uwagę

Złożyłeś wniosek o dofinansowanie unijne i OTRZYMAŁEŚ WEZWANIE DO UZUPEŁNIEŃ w zakresie oceny formalnej wniosku?

Na co uważać i jak wykonać uzupełnienia do oceny formalnej i merytorycznej wniosku o dofinansowanie.

W poniższym artykule informujemy jak poprawnie odpowiedzieć na wezwanie do uzupełnień do wniosku o dofinansowanie unijne, zarówno na etapie oceny formalnej wniosku o dofinasowanie jak i oceny merytorycznej.

Ocena wniosku o dofinansowanie przeważnie jest podzielona na dwa etapy. Najpierw wniosek oceniany jest pod względem formalnym, a po pozytywnej ocenie kryteriów formalnych następuje ocena merytoryczna.

Na każdym etapie oceny wniosku instytucja oceniająca może wezwać wnioskodawcę do uzupełnień lub wyjaśnień. Ważne jest, aby w sytuacji takiej zachować spokój, ponieważ jest to coś zupełnie normalnego. Uzupełnienia wynikają najczęściej z prostych omyłek podczas wypełniania wniosku oraz co jest równie częste z nieprecyzyjnej instrukcji wypełniania wniosku dlatego, gdy wniosek trafia do oceny formalnej pojawiają się pytania oceniających.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje, które pozwolą Państwu przejść ocenę formalną wniosku o dofinansowanie w sposób poprawny i z sukcesem!

OCENA FORMALNA WNIOSKU O DOFINANSOWANIE – na co zwrócić uwagę

Część wnioskodawców po otrzymaniu długiej, wielostronicowej listy uwag w zakresie spełniania kryteriów formalnych rezygnuje i nie wykonuje zaleceń instytucji pośredniczącej, zakładając, że skoro lista uwag jest tak długa, to projekt nie ma szans na otrzymanie dofinansowania unijnego. Nic bardziej mylnego! Gdyby oceniający uznali, że we wniosku o dotację są błędy skutkujące jego odrzuceniem lub niepodlegające uzupełnieniom, nie zostałoby wysłane wezwanie do uzupełnień.

Po otrzymaniu wezwania należy:

  1. zachować spokój

Wezwanie do uzupełnień przy ocenie formalnej wniosku to standardowa procedura i nie świadczy o odrzuceniu wniosku — wręcz przeciwnie jest bardzo dobrym sygnałem.

  1. zapoznać się z listą uwag i skonfrontować ją z informacjami zawartymi we wniosku

Czasami uwagi oceniających mogą wydać się dla Państwa niezasadne natomiast wynikają często z faktu, iż oceniający wnioski o dotacje unijne bardzo często, mimo iż nazywają się ekspertami to nimi są, ale nie w Państwa dziedzinie. To sprawia, iż nie są w stanie zrozumieć Państwa intencji opisanych we wniosku o dotację, dlatego właśnie pojawiają się pytania od oceniających, które mogą czasami wydać się kuriozalne. Należy wtedy zachować spokój i udzielić odpowiedzi

  1. nie omijaj żadnego punktu, jakie zostały wskazane w wezwaniu do uzupełnień do wniosku o dofinansowanie unijne

Należy poprawić we wniosku wszystko, o co prosi instytucja pośrednicząca, czasem podłączyć dodatkowe dokumenty. NIGDY nie należy rezygnować z możliwości złożenia uzupełnień! Często wnioskodawców może przytłoczyć ilość uwag, ale należy pamiętać, że większość pracy jest już zrobiona. Opracowanie wniosku o dofinansowanie zajęło o wiele więcej czasu niż zajmie wprowadzenie zmian, a poprawić na tym etapie możemy nie tylko to na co zwróciła uwagę instytucja oceniająca, ale także błędy, które zauważymy sami (należy wtedy zapytać instytucję o zgodę na poprawę i w piśmie przewodnim wpisać co zmieniliśmy).

Wezwanie do uzupełnień to SZANSA na poprawę błędów, jakie zostały popełnione na etapie pisania wniosku o dotację i znaczące zwiększenie prawdopodobieństwa otrzymania dofinansowania unijnego.

  1. Dotrzymać terminów

Najważniejsze jest to, by trzymać się terminów i złożyć uzupełniania w terminie, jakie wskaże instytucja oceniająca. Jeżeli z jakiegoś powodu nie jesteśmy w stanie dotrzymać tej daty, należy się zwrócić do instytucji o jej wydłużenie. Oczywiście prośbę o wydłużenie terminu należy złożyć jak najszybciej, jeśli przewidujemy, że nie uda się dotrzymać pierwotnego terminu.

Ocena formalna wniosku o dofinansowanie — Wskazówki

Jak poprawnie odpowiedzieć na wezwanie od uzupełnień wniosku o dofinansowanie na etapie oceny formalnej:

  1. Zawsze przeanalizuj ponownie zapisy regulaminu i instrukcji wypełniania wniosku w zakresie, który poprawiasz lub wyjaśniasz.
  2. Nie omijaj żadnego punktu, który wskazała instytucja oceniająca.
  3. Zawsze podłączaj do poprawionego wniosku pismo przewodnie, w którym odniesiesz się do każdego punktu uzupełnień (wskaż co zostało poprawione, a jeżeli nie to wytłumacz dlaczego).
  4. Jeżeli uważasz, że wniosek nie wymaga poprawy w jakimś zakresie – skonsultuj to z instytucją (i oceniającym), a w piśmie przewodnim powołaj się na tą konsultację.
  5. Przed wysyłką wniosku sprawdź dwa razy czy wprowadzone zostały wszystkie zmiany, podpięte zostały poprawione załączniki i czy podłączone zostało pismo przewodnie.
  6. Pamiętaj, by złożyć poprawioną wersję wniosku w takiej formie, na jaką powołano się w piśmie z wezwanie do uzupełnień (np. często pojawia się wymaganie, że dokumenty muszę zostać elektronicznie podpisane odpowiednim podpisem).

OCENA MERYTORYCZNA WNIOSKU O DOFINANSOWANIE UNIJNE – na co zwrócić uwagę

Podczas oceny merytorycznej instytucja oceniające może poprosić zarówno o uzupełnienia i wyjaśnienia w związku z kryteriami formalnymi (jeżeli nie zrobiła tego wcześniej lub zauważyła inne uchybienia) jak i dotyczące merytoryki naszego wniosku.

Podczas wyjaśnień do oceny merytorycznej stosujemy wszystkie uwagi jak przy ocenie formalnej oraz:

  1. Odpowiadamy na wszelkie pytania tak bardzo szczegółowo jak tylko potrafimy i tak prosto jak to tylko możliwe. Należy przyjąć założenie, że oceniający nasz wniosek może nie mieć pojęcia o tym co chcemy zrobić (szczególnie, gdy projekt jest techniczny) i należy mu wyjaśnić wszystko tak, by na pewno zrozumiał. NIGDY nie zakładajmy z góry, że oceniający to ekspert z naszej branży (choć tak powinno być) i że oceniający rozumie wszystkie aspekty procesów czy produktów, które przytoczyliśmy we wniosku. Eksperci często to osoby z wykształceniem humanistycznym czy ekonomicznym, które nigdy nie pracowały w przedsiębiorstwach produkcyjnych czy usługowych.
  2. NIGDY nie zakładajmy, że coś jest oczywiste i nie ma sensu o tym pisać. Diabeł tkwi w szczegółach i może się okazać, że właśnie to, że czegoś nie opisaliśmy, bo założyliśmy, że każdy powinien to wiedzieć, spowoduje, że nie otrzymamy dofinansowania lub w najlepszym przypadku wszystkich punktów, jakie moglibyśmy zrobić, gdybyśmy jasno wyłożyli co mamy na myśli.
  3. Warto również w przypadku, gdy mamy wątpliwości co do zasadności pytań oceniającego skontaktować się z instytucją oceniającą i zapytać skąd to pytanie lub wątpliwości oceniających. W ten sposób unikniemy przyszłych problemów.
  4. Dajmy do przeczytania nasze wyjaśnienia przed ich złożeniem osobie, która nie zna naszego projektu i nie jest z branży. Jeśli taka osoba zrozumie, o co nam chodzi, jest duże prawdopodobieństwo, że oceniający również.
  5. Pamiętajmy, że oceniający nasz wniosek to ekspert z danej dziedziny, ale może się zdarzyć, że akurat z naszej branży nie do końca, więc warto dołożyć starań by wyjaśnienia CAŁKOWICIE WYJAŚNIAŁY przywołany przez instytucję problem.

Jeśli będą Państwo mieli kolejne pytania w tematyce wniosków o dotacje unijne to zapraszamy do kontaktu z naszymi pracownikami.

Bony na cyfryzację

Bony na Cyfryzację – fakty i mity. Czy na pewno warto?

, ,

BONY NA CYFRYZACJĘ

Najbardziej oczekiwana dotacja w 2021 Czy słusznie?

Bony na cyfryzację od kilku miesięcy nie schodziły z afisza. Zakładano, że będzie to 85% dofinansowanie na zakup wszelkiego rodzaju oprogramowania, w tym stron i sklepów internetowych.

Zakładano, że zainteresowanie będzie ogromne. Regulamin konkursu został opublikowany 6.09.2021. Po przeanalizowaniu zapisów regulaminu wydaje się, że katalog wydatków jest bardzo szeroki i większość firm będzie mogła wpisać swój pomysł w ramy naboru. Gorzej jest kiedy zapoznamy się szczegółowo z instrukcją wypełniania wniosku. Po uważnej lekturze okazuje się, że jest to projekt bardzo skomplikowany, czasochłonny i pracochłonny i to zarówno na etapie sporządzania wniosku aplikacyjnego jak i podczas jego realizacji czy rozliczania.

Dla kogo bony na cyfryzację?

Konkurs kierowany jest do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. Przy określaniu czy firma jest MŚP należy brać pod uwagę także firmy powiązane.

Dofinansowanie jest pomocą de minimis, a więc firma, która chce aplikować o środki musi mieć dostępny limit pomocy – jest do 200.000 euro na 3 lata, a dla firm z zakresu transportu drogowego 100.000 euro na 3 lata.

Pomimo tego, że teoretycznie każda firma z MŚP może startować w konkursie, konkurencja może być tak duża, że firmy, które nie mają szans na otrzymanie dodatkowych punktów mogą mieć niewielkie szanse na otrzymanie dofinansowania. Dodatkowe punkty otrzymuje się za posiadanie PKD (lista pod linkiem http://dotacje.co/bony-na-cyfryzacje/ ) oraz za spadki przychodów porównując rok 2019 i 2020 (spadek pow. 70% – 4pkt, pow. 60% – 3pkt, pow. 50% – 2 pkt, pow. 40% – 1pkt).

Kiedy należy skorzystać z bonów na cyfryzację?

Zgodnie z regulaminem termin składania wniosków potrwa od 20 września do 20 października 2021 roku. Przy czym okres ten może ulec skróceniu, jeżeli będzie wiele złożonych wniosków. W praktyce oznacza to, że pewność na złożenie wniosku będą miały tylko te firmy, które będą gotowe na jego złożenie do 24 września 2021. Po tym dniu może okazać się, ze nabór zostanie zamknięty (jeżeli będzie duże zainteresowanie).

Najważniejsze kwestie:

– projekt musi wprowadzić innowacje procesowe (ewentualnie procesowe i produktowe)

               Co to oznacza?

               Dzięki wydatkom, które sfinansujemy dotacją muszą zostać wprowadzone nowe lub znacząco ulepszone procesy, wykorzystujące technologie cyfrowe. Będą zmiany w sposobie realizacji podstawowych działań w firmie dotyczących produkcji lub świadczenia usług. Procesy takie mogą wystąpić np. w obszarze logistyki i dystrybucji, sprzedaży, usług po sprzedażowych, usług w zakresie technologii informacyjno – komunikacyjnych, funkcji administracyjnych i zarządczych, usług inżynieryjnych i pośrednich.

– innowacyjne procesy muszą być uzasadnione pandemią

               Co to oznacza?

               Procesy, które firma chce wprowadzić muszą wynikać z konieczności wzmocnienia odporności na wypadek wystąpienia kolejnych etapów pandemii lub z konieczności wprowadzenia zmian w funkcjonowaniu firmy w związku z pandemią. Bardzo istotne jest to, że wprowadzenie np. sklepu internetowego nie zostało na potrzeby konkursu uznane jako innowacja procesowa. Projekty, które w zakresie prowadzonej dotychczas sprzedaży towarów w tradycyjny sposób, będą jedynie zakładały stworzenie sklepu internetowego, prezentującego asortyment i możliwość jego zamówienia w sposób zdalny nie będą mogły uzyskać dofinansowania. Dofinansowanie otrzymają tylko te projekty, które jednocześnie stworzą warunki skutecznego funkcjonowania firmy w warunkach epidemii lub uodpornią jej działalność na ewentualność wystąpienia kolejnych podobnych kryzysów wywołanych stanem epidemii.

– należy przedstawić analizę obejmującą m.in.:

  • identyfikację potrzeb w zakresie cyfryzacji, w odpowiedzi na zmiany rynkowe będące następstwem pandemii COVID-19, w horyzoncie czasowym co najmniej 3 lat od planowanego terminu zakończenia realizacji projektu;
  • zbadanie możliwości zaspokojenia tych potrzeb w oparciu o zasoby własne wraz z wyceną kosztów zaspokojenia potrzeb tym sposobem;
  • identyfikację na rynku alternatywnych środków dla zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb wraz z wyceną zaspokojenia potrzeb tymi środkami (analiza powinna objąć różne warianty zaspokojenia potrzeb i ich wycenę w całym horyzoncie czasowym, przy czym wycena powinna uwzględniać wszelkie koszty przedsiębiorstwa związane z wyborem danej opcji);
  • dokonanie analiz poszczególnych zidentyfikowanych wariantów zaspokojenia potrzeb w celu weryfikacji:
    • możliwości objęcia kosztów działań dofinansowaniem (np. w związku z koniecznością zastosowania odpowiedniego trybu wyboru dostawcy),
    • możliwości uwzględnienia wymaganych aspektów społecznych i środowiskowych (zgodność projektu z zasadami horyzontalnymi Unii Europejskiej wymienionymi w art. 7 i 8 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013),
    • siły oddziaływania w zakresie zwiększenia odporności przedsiębiorstwa na skutki COVID-19 i podobnych kryzysów,
    • ryzyk związanych z realizacją danego wariantu wraz ze wskazaniem możliwości ich zmniejszenia;
  • na podstawie analizy, wybór środków dla zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb, w tym sposobu realizacji zamówień związanych z nabyciem tych środków.

Na co można otrzymać dofinansowanie z bonów na cyfryzację?

Dofinansowaniu będą podlegały projekty polegające na zakupie usług programistycznych lub/i zakupie oprogramowania gotowego, w tym w formie licencji w celu opracowania lub wprowadzenia rozwiązania cyfryzacyjnego. Jest to komponent obligatoryjny projektu i minimalne to 60.000zł.

Dodatkowo można zakupić środki trwałe w tym maszyny i urządzenia, sprzęt komputerowy lub związany z przesyłem, lub magazynowaniem danych, środki niskocenne, lub/i  usługi doradcze (w tym branżowych, technologicznych, biznesowych, prawnych) lub/i usług szkoleniowe w celu wdrożenia rozwiązania cyfryzacyjnego. Wartość tej grupy nie może wynieść więcej niż 150.000zł.

Sumarycznie (oprogramowanie i środki trwałe i usługi) nie mogą przekroczyć 300.000zł. Dofinansowanie w projekcie wynosi 85% i jest to pomoc de minimis.

Wszystkie zakupy powinny być niezbędne do opracowania, wprowadzenia lub wdrożenia rozwiązania cyfryzacyjnego w firmie.

Podsumowanie

Wniosek jest bardzo wymagający, wymaga wiele pracy zarówno od osób sporządzających wniosek jak i na etapie jego rozliczenia. Prawidłowe sporządzenie wniosku wymaga udziału nie tylko osób znających dokumentację konkursową i mających doświadczenie w sporządzaniu wniosków o dofinansowanie, ale także specjalistów z zakresu procesów w firmie oraz samych rozwiązań cyfrowych.

Czasu na opracowanie wniosku jest bardzo mało! Żeby mieć pewność, że wniosek zostanie złożony w terminie naboru musi być gotowy do 24 września 2021, a czas opracowania wniosków to minimum 2 tygodnie.

Firmy, które nie mają dodatkowych punktów (odpowiedniego PKD oraz spadków przychodów) mają małe szanse na uzyskanie dofinansowania.

Jak wygląda rozliczenie dotacji?

Jest to projekt ryczałtowy – co oznacza, że nie wymaga się prowadzenia „przetargów” przez Bazę Konkurencyjności.

Można uzyskać zaliczkę w wysokości do 40% dofinansowania.

Projekt można realizować maksymalnie przez 12 miesięcy. UWAGA! Można ubiegać się o dofinansowanie również na projekty zakończone, ale rozpoczęte nie wcześniej niż przed 1 lutego 2020 i trwające nie dłużej niż 12 miesięcy. Projekt musi zakończyć się do końca roku 2023.

Rozliczenie projektu polega m.in. na przedstawieniu do PARPu dokumentów potwierdzających zakup oprogramowania i innych (np. środków trwałych czy usług doradczych). W zależności od rodzaju zakupionych elementów lista dokumentów jest różna i tak np. przy zakupie usług programistycznych są to:

– szczegółowy opis realizacji przeprowadzonych prac programistycznych, w tym wykaz użytych gotowych komponentów wraz z określeniem okresu udzielonej wnioskodawcy licencji na użytkowanie każdego z komponentów, stos technologiczny wykorzystany przy budowie systemu,

– scenariusze testowe dla funkcjonalności określonych w specyfikacji wymagań, zawierające przypadki testowe z opisem kroków testowych, wstępnych warunków wykonania, oczekiwanych rezultatów i końcowych warunków wykonania

– specyfikację wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych dostarczonego rozwiązania

– protokół z wykonania testów akceptacyjnych obrazujący wynik wykonania wszystkich scenariuszy testowych (w ramach testów akceptacyjnych powinny być wykonane wszystkie scenariusze testowe, a każdy test powinien zakończyć się wynikiem pozytywnym),

-potwierdzenie przyjęcia oprogramowania do użytkowania przez Beneficjenta,

– kody źródłowe z kompletną historią zmian kodu wraz z aktualną wersją dokumentacji technicznej przeprowadzonych prac programistycznych.

BONY NA CYFRYZACJĘ są rozwiązaniem bardzo korzystnym, gdyż dofinansowanie w kwocie 85% jest bardzo wysokie, dodatkowo możliwość uzyskania 40% zaliczki to element, dzięki któremu ubiegać o dotację będą mogły się również podmioty, których płynność finansowa nie jest najlepsza. Należy jednak liczyć się z tym, że zarówno opracowanie wniosku jak i rozliczenie dotacji wiąże się z przygotowanie bardzo wymagającej i czasochłonnej dokumentacji.
Szukasz dotacji? Zadzwoń