Ocena formalna wniosku o dofinansowanie – na co zwrócić uwagę

Złożyłeś wniosek o dofinansowanie unijne i OTRZYMAŁEŚ WEZWANIE DO UZUPEŁNIEŃ w zakresie oceny formalnej wniosku?

Na co uważać i jak wykonać uzupełnienia do oceny formalnej i merytorycznej wniosku o dofinansowanie.

W poniższym artykule informujemy jak poprawnie odpowiedzieć na wezwanie do uzupełnień do wniosku o dofinansowanie unijne, zarówno na etapie oceny formalnej wniosku o dofinasowanie jak i oceny merytorycznej.

Ocena wniosku o dofinansowanie przeważnie jest podzielona na dwa etapy. Najpierw wniosek oceniany jest pod względem formalnym, a po pozytywnej ocenie kryteriów formalnych następuje ocena merytoryczna.

Na każdym etapie oceny wniosku instytucja oceniająca może wezwać wnioskodawcę do uzupełnień lub wyjaśnień. Ważne jest, aby w sytuacji takiej zachować spokój, ponieważ jest to coś zupełnie normalnego. Uzupełnienia wynikają najczęściej z prostych omyłek podczas wypełniania wniosku oraz co jest równie częste z nieprecyzyjnej instrukcji wypełniania wniosku dlatego, gdy wniosek trafia do oceny formalnej pojawiają się pytania oceniających.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje, które pozwolą Państwu przejść ocenę formalną wniosku o dofinansowanie w sposób poprawny i z sukcesem!

OCENA FORMALNA WNIOSKU O DOFINANSOWANIE – na co zwrócić uwagę

Część wnioskodawców po otrzymaniu długiej, wielostronicowej listy uwag w zakresie spełniania kryteriów formalnych rezygnuje i nie wykonuje zaleceń instytucji pośredniczącej, zakładając, że skoro lista uwag jest tak długa, to projekt nie ma szans na otrzymanie dofinansowania unijnego. Nic bardziej mylnego! Gdyby oceniający uznali, że we wniosku o dotację są błędy skutkujące jego odrzuceniem lub niepodlegające uzupełnieniom, nie zostałoby wysłane wezwanie do uzupełnień.

Po otrzymaniu wezwania należy:

1. zachować spokój

Wezwanie do uzupełnień przy ocenie formalnej wniosku to standardowa procedura i nie świadczy o odrzuceniu wniosku — wręcz przeciwnie jest bardzo dobrym sygnałem.

2. zapoznać się z listą uwag i skonfrontować ją z informacjami zawartymi we wniosku

Czasami uwagi oceniających mogą wydać się dla Państwa niezasadne natomiast wynikają często z faktu, iż oceniający wnioski o dotacje unijne bardzo często, mimo iż nazywają się ekspertami to nimi są, ale nie w Państwa dziedzinie. To sprawia, iż nie są w stanie zrozumieć Państwa intencji opisanych we wniosku o dotację, dlatego właśnie pojawiają się pytania od oceniających, które mogą czasami wydać się kuriozalne. Należy wtedy zachować spokój i udzielić odpowiedzi

3. nie omijaj żadnego punktu, jakie zostały wskazane w wezwaniu do uzupełnień do wniosku o dofinansowanie unijne

Należy poprawić we wniosku wszystko, o co prosi instytucja pośrednicząca, czasem podłączyć dodatkowe dokumenty. NIGDY nie należy rezygnować z możliwości złożenia uzupełnień! Często wnioskodawców może przytłoczyć ilość uwag, ale należy pamiętać, że większość pracy jest już zrobiona. Opracowanie wniosku o dofinansowanie zajęło o wiele więcej czasu niż zajmie wprowadzenie zmian, a poprawić na tym etapie możemy nie tylko to na co zwróciła uwagę instytucja oceniająca, ale także błędy, które zauważymy sami (należy wtedy zapytać instytucję o zgodę na poprawę i w piśmie przewodnim wpisać co zmieniliśmy).

Wezwanie do uzupełnień to SZANSA na poprawę błędów, jakie zostały popełnione na etapie pisania wniosku o dotację i znaczące zwiększenie prawdopodobieństwa otrzymania dofinansowania unijnego.

4. Dotrzymać terminów

Najważniejsze jest to, by trzymać się terminów i złożyć uzupełniania w terminie, jakie wskaże instytucja oceniająca. Jeżeli z jakiegoś powodu nie jesteśmy w stanie dotrzymać tej daty, należy się zwrócić do instytucji o jej wydłużenie. Oczywiście prośbę o wydłużenie terminu należy złożyć jak najszybciej, jeśli przewidujemy, że nie uda się dotrzymać pierwotnego terminu.

Ocena formalna wniosku o dofinansowanie — Wskazówki

Jak poprawnie odpowiedzieć na wezwanie od uzupełnień wniosku o dofinansowanie na etapie oceny formalnej:

1. Zawsze przeanalizuj ponownie zapisy regulaminu i instrukcji wypełniania wniosku w zakresie, który poprawiasz lub wyjaśniasz.
2. Nie omijaj żadnego punktu, który wskazała instytucja oceniająca.
3. Zawsze podłączaj do poprawionego wniosku pismo przewodnie, w którym odniesiesz się do każdego punktu uzupełnień (wskaż co zostało poprawione, a jeżeli nie to wytłumacz dlaczego).
4. Jeżeli uważasz, że wniosek nie wymaga poprawy w jakimś zakresie – skonsultuj to z instytucją (i oceniającym), a w piśmie przewodnim powołaj się na tą konsultację.
5. Przed wysyłką wniosku sprawdź dwa razy czy wprowadzone zostały wszystkie zmiany, podpięte zostały poprawione załączniki i czy podłączone zostało pismo przewodnie.
6. Pamiętaj, by złożyć poprawioną wersję wniosku w takiej formie, na jaką powołano się w piśmie z wezwanie do uzupełnień (np. często pojawia się wymaganie, że dokumenty muszę zostać elektronicznie podpisane odpowiednim podpisem).

OCENA MERYTORYCZNA WNIOSKU O DOFINANSOWANIE UNIJNE – na co zwrócić uwagę

Podczas oceny merytorycznej instytucja oceniające może poprosić zarówno o uzupełnienia i wyjaśnienia w związku z kryteriami formalnymi (jeżeli nie zrobiła tego wcześniej lub zauważyła inne uchybienia) jak i dotyczące merytoryki naszego wniosku.

Podczas wyjaśnień do oceny merytorycznej stosujemy wszystkie uwagi jak przy ocenie formalnej oraz:

1. Odpowiadamy na wszelkie pytania tak bardzo szczegółowo jak tylko potrafimy i tak prosto jak to tylko możliwe. Należy przyjąć założenie, że oceniający nasz wniosek może nie mieć pojęcia o tym co chcemy zrobić (szczególnie, gdy projekt jest techniczny) i należy mu wyjaśnić wszystko tak, by na pewno zrozumiał. NIGDY nie zakładajmy z góry, że oceniający to ekspert z naszej branży (choć tak powinno być) i że oceniający rozumie wszystkie aspekty procesów czy produktów, które przytoczyliśmy we wniosku. Eksperci często to osoby z wykształceniem humanistycznym czy ekonomicznym, które nigdy nie pracowały w przedsiębiorstwach produkcyjnych czy usługowych.
2. NIGDY nie zakładajmy, że coś jest oczywiste i nie ma sensu o tym pisać. Diabeł tkwi w szczegółach i może się okazać, że właśnie to, że czegoś nie opisaliśmy, bo założyliśmy, że każdy powinien to wiedzieć, spowoduje, że nie otrzymamy dofinansowania lub w najlepszym przypadku wszystkich punktów, jakie moglibyśmy zrobić, gdybyśmy jasno wyłożyli co mamy na myśli.
3. Warto również w przypadku, gdy mamy wątpliwości co do zasadności pytań oceniającego skontaktować się z instytucją oceniającą i zapytać skąd to pytanie lub wątpliwości oceniających. W ten sposób unikniemy przyszłych problemów.
4. Dajmy do przeczytania nasze wyjaśnienia przed ich złożeniem osobie, która nie zna naszego projektu i nie jest z branży. Jeśli taka osoba zrozumie, o co nam chodzi, jest duże prawdopodobieństwo, że oceniający również.
5. Pamiętajmy, że oceniający nasz wniosek to ekspert z danej dziedziny, ale może się zdarzyć, że akurat z naszej branży nie do końca, więc warto dołożyć starań by wyjaśnienia CAŁKOWICIE WYJAŚNIAŁY przywołany przez instytucję problem.

Jeśli będą Państwo mieli kolejne pytania w tematyce wniosków o dotacje unijne to zapraszamy do kontaktu z naszymi pracownikami.