Dotacje unijne koszty

Dlaczego napisanie wniosku o dotację kosztuje?

Ile powinno kosztować? Jak powinna być podzielona płatność? Jak uważać na naciągaczy?

Poniżej znajdziesz odpowiedzi na te i inne pytania.

Dotacje to dość popularny sposób na pozyskiwanie dodatkowego kapitału, jednakże ponad 90% potencjalnych klientów, to firmy, które nigdy z takiej formy finansowania nie korzystały. Przeważnie takie osoby mają największe wątpliwości odnośnie tego, dlaczego mają zapłacić firmie konsultingowej wynagrodzenie, jeżeli nie dostali oni jeszcze dotacji i nie ma pewności, że ją dostaną.

Firmy zajmujące się opracowywaniem wniosków zazwyczaj stosują model płatności, w którym występuje opłata za napisanie wniosku i premia po przyznaniu dofinansowania (tzw. success fee). O wiele rzadziej występuje opłata tylko w przypadku sukcesu. Dlaczego? Ponieważ nawet bardzo dobrze napisana dokumentacja konkursowa nie daje 100% szans na otrzymanie dotacji, co dla wielu przedsiębiorców może być zaskoczeniem, ale niestety rzeczywistość jest, jaka jest.

Dlaczego napisanie wniosku o dotację kosztuje?

Pierwszy powodem tego, jest fakt, że we wszystkich naborach rozstrzyganych w trybie konkursowym projekty oceniane są wg określonych kryteriów. Liczba otrzymanych punktów decyduje o tym, na którym miejscu w rankingu znajdzie się projekt, a dofinansowanie otrzymują tylko najlepsze.

Wielokrotnie zdarza się, że projekt nie ma możliwości otrzymania 100% punktacji, bo podmiot wnioskujący lub sam projekt nie spełnia warunków pozwalających na ich otrzymanie.

Dlatego firmy konsultingowe przed rozpoczęciem współpracy dokonują analizy tego, ile punktów projekt może uzyskać, a przynajmniej tak powinno to przebiegać! Dopiero po poinformowaniu klienta, jakie ma szanse (jaki % punktacji jest w stanie zdobyć) strony decydują czy start w naborze ma sens oraz ustalają warunki współpracy.

Jeżeli projekt może uzyskać stosunkowo niewiele punktów to firma powinna o tym poinformować. Wtedy klient ma prawo zdecydować, czy zamierza zaryzykować. Nawet gdy szanse są małe, a mimo tego klient decyduje się na złożenie wniosku musi liczyć się z tym, że prawdopodobieństwo otrzymania dotacji jest niskie. Jednocześnie firma opracowująca taki projekt liczy się z tym, że może nie otrzymać success fee, a wtedy to opłata za napisanie wniosku będzie jej jedynym wynagrodzeniem. Warto zwrócić uwagę na to, że niezależnie od tego czy projekt ma szanse na uzyskanie 100% punktów, czy np. połowy to firma musi wykonać dokładnie tę samą ilość pracy, a z góry wie, że prawdopodobne końcowe wynagrodzenie będzie znacznie niższe.  

Drugim powodem dlaczego napisanie wniosku o dotację kosztuje jest to, że niestety zdarza się, że podobne projekty są różnie oceniane. Dzieje się tak, bo projekty oceniane są przez różne osoby (wyznaczone przez instytucje organizujące nabór), a część kryteriów oceny pozwala oceniającym na subiektywną ocenę i to od sprawdzającego wniosek zależy to ile punktów zostanie przyznanych i za co. Oceniający projekt mogą również popełnić błędy, które będą skutkowały przyznaniem mniejszej liczby punktów i niewybraniem projektu do dofinansowania. W takie sytuacji składa się protest i po jego pozytywnym rozpatrzeniu wniosek jest oceniany ponownie. Niestety nie ma pewności, że po ponownej ocenie środki przeznaczone na dofinansowania w danym naborze będą wystarczające na pokrycie oprotestowanego projektu. Są to sytuacje, na które firma pisząca wniosek nie ma wpływu (oczywiście przy założeniu, że wniosek został opracowany poprawnie).

Zdarzają się również sytuacje, kiedy to z winy klienta nie zostaje przyznane dofinansowanie, a firma opracowująca wniosek nie ma na to wpływu i nie ponosi żadnej winy. Przykładem takiej sytuacji może być np. nieprzekazanie lub nieterminowe przekazanie dokumentów, brak środków na realizację projektu, podanie błędnych danych odnośnie statusu firmy, zaleganie opłaceniem podatków lub ukrycie przed firmą piszącą wniosek pewnych informacji wykluczających ją z udziału w danym konkursie.

Powyższe to tylko kilka powodów, dla których bardzo rzadko można znaleźć firmę, która opracuje wniosek o dotację tylko na zasadzie success fee. Jeżeli już uda się znaleźć taką ofertę, to przeważnie będzie ona znacząco droższa, gdyż w cenę wliczona jest opłata za ryzyko. Na zasadzie samego success fee działają najczęściej firmy, które nie mają doświadczenia w pisaniu wniosków lub nie mogą pochwalić się sukcesami w tym zakresie. W związku z brakiem zaufania rynku firmy takie poniekąd muszą stosować tylko opłatę za sukces, bo nie są w stanie inaczej pozyskać klientów.

Jak wygląda współpraca z firmami piszącymi wnioski o dotacje unijne?

Firmy mające doświadczenie i osiągnięcia w zakresie pozyskiwania środków unijnych przeważnie stosują model płatności, w którym opłata za napisanie wniosku jest znacznie niższa od success fee. Opłata ta ma na celu pokrycie bieżących kosztów działalności. Jest to opłata za czas poświęcony na przygotowanie projektu. Warto zwrócić uwagę na to, że czas ten nie obejmuje jedynie samego procesu „pisania wniosku”. Firmy takie najczęściej zajmują się najpierw konsultacjami z klientem w zakresie tego jak projekt ma wyglądać, określeniem jego założeń, celów, niejednokrotnie sugerując jakie procesy klient może wprowadzić w swojej firmie, sugeruje innowacyjne produkty do wprowadzenia, analizuje pozyskane oferty, przygotowuje załączniki do wniosku o dofinansowanie, konsultuje się z potencjalnymi wykonawcami/dostawcami. Na podstawie tych konsultacji firma opracowująca wnioski o dotacje jest w stanie sprawdzić szanse klienta na uzyskanie dotacji. Analizuje wszystkie możliwe do zdobycia punkty dodatkowe i podejmuje z klientem decyzję, czy warto, aby brał w wybranym konkursie dotacyjnym udział!

Jak sprawdzić firmę piszącą wnioski o dotacje unijne?

Dobrą metodą do sprawdzenia firmy piszącej wnioski o dotacje unijne jest zapoznanie się z jej metodologią współpracy. Jeśli od razu podczas pierwszej rozmowy uzyskujemy zapewnienie, że dany konkurs jest dla nas lub, że na pewno dostaniemy dotację to takie „różowe” przedstawienie sprawy powinno wzbudzić naszą czujność.

Dodatkowo warto sprawdzić, czy firma posiada doświadczenie w naszej branży oraz czy rozumie potrzeby naszej firmy. Dobrze jest także zapytać o referencje oraz zadać kilka pytań technicznych z Państwa branży. Należy także zapytać o kwestie obsługi po złożeniu wniosku. Firmy piszące wniosek o dotację zajmują się również obsługą wniosku już po jego złożeniu, czyli przygotowywaniem wyjaśnień, uzupełnień, przesyłaniem dodatkowej dokumentacji do oceniających, gdy o nie wezwą. Wzywanie przez oceniających do wyjaśnień i uzupełnień jest stałą praktyką. Zdarza się, że otrzymuje się wezwania do poprawy dokumentów, w których nie ma żadnego błędu, ale jeżeli nie przedstawi się odpowiedzi, w której poinformuje się oceniających, że dane czy dokumenty są poprawne, to projekt może zostać odrzucony z powodu braku odpowiedzi. Termin na dosłanie wyjaśnień może wynieść od 2 do 7 dni (w zależności od instytucji organizującej nabór i etapu oceny czas ten może się różnić). Więc jest to niewiele. W tym czasie firma pisząca wniosek musi kompleksowo i merytorycznie przygotować odpowiedzi na wątpliwości urzędników itp. Sumarycznie czas przeznaczony przez firmę opracowująca wniosek o dotację bardzo rzadko jest niższy niż 100 godzin, a niejednokrotnie wynosi kilkaset godzin i wymaga pracy i zaangażowania kilku osób. Ponadto należy wziąć również pod uwagę, że czas od złożenia wniosku o dotację unijną do uzyskania informacji o wynikach naboru wynosi przeważnie ok. 6-8 miesięcy, a czasem i dłużej.

Dlatego warto zastanowić się, czy skorzystanie z usług firmy, która opracowuje wniosek za cenę znacząco niższą niż konkurencja jest szansą czy zagrożeniem, że dokumentacja konkursowa nie zostanie opracowana należycie. Warto również mieć na uwadze fakt, iż wiele firm stosuje w swoim modelu biznesowym formułę pobierania niskich opłat (np. kilkuset złotych) za informowanie o dotacjach lub też za analizę możliwości pozyskania dotacji. Warto uważnie zapoznać się z ofertą takich firm i bardzo dokładnie przeczytać umowę, bo może okazać się, że płacicie Państwo za otrzymywanie mailingu z informacjami, które są ogólnodostępne i darmowe.