Jak wybrać firmę do rozliczenia dotacji unijnej
Wybór wniosku do dofinansowania to tylko połowa sukcesu. Projekt trzeba jeszcze prawidłowo zrealizować, rozliczyć i utrzymać w okresie trwałości.
Jeżeli decydują się Państwo na zlecenie rozliczenia wniosku o dofinansowanie firmie zewnętrznej warto zwrócić uwagę na kilka elementów. To czy wybierzemy „dobrą’ firmę, będzie determinowało czy nasz projekt przebiegnie sprawnie i bez dodatkowych stresów, a także i korekt finansowych.
-
Wycena usługi – koszt rozliczenia dotacji unijnej
Kontaktując się z firmą, która zajmuje się rozliczeniem wniosku, przeważnie pytamy o cenę usługi. Jeżeli firma taka poda nam cenę bez dodatkowych pytań, powinno to wzbudzić w nas wątpliwości. Firma powinna zapytać przynajmniej o instytucję organizującą nabór i typ/numer naboru lub osi priorytetowej. Bez tych informacji firma nie ma pojęcia jaką pracę należy wykonać i czy ma w tym doświadczenie.
Firma powinna poprosić również o przesłanie listy wydatków lub przynajmniej zapytać o ich ilość, rodzaj, sposób finansowania i planowaną ilość wniosków o płatność. Bez tych informacji nie da się określić planowanego nakładu pracy, a zatem i ceny.
Jeżeli firmy podają cenę usługi bez wypytania o przynajmniej podstawowe informacje dotyczące wniosku – szukajmy innej firmy.
-
Znajomość branży dotyczącej projektu
Nie jest to coś, bez czego nie da się prawidłowo rozliczyć wniosku, ale z pewnością współpraca z doradcą, który zna się na branży i rozumie parametry wydatków będzie dla beneficjenta znacznie łatwiejsza i będzie wymagała jego mniejszego zaangażowania.
-
Liczba pracowników / współpracowników
Realizując projekt należy liczyć się z tym, że mogą pojawić się „pożary” i trzeba będzie przygotować coś w bardzo krótkim terminie (np. wniosek o zmiany we wniosku). Wybierając firmę musimy mieć pewność, że w przypadku kiedy nasz doradca będzie na urlopie lub się rozchoruje, będzie ktoś inny kto go zastąpi.
-
Zapisy umowy – wynagrodzenie – czyli co powinna wykonać firma rozliczająca dotację unijną
Umowa musi jasno określać ile płacimy i za co. Unikajmy zapisów typu: wynagrodzenie za opracowanie zapytania ofertowego – kwota x, a w to miejsce wprowadźmy: wynagrodzenie za opracowanie trzech zapytań ofertowych, które zakończą się wyłonieniem wykonawcy – kwota x. Przy określeniu ceny za miesięczne wsparcie w realizacji projektu, zwracajmy uwagę, za jakie miesiące należy się opłata, czy do momentu złożenia końcowego wniosku o płatność, czy do momentu jego zatwierdzenia, bo między tymi datami wielokrotnie może być kilka miesięcy różnicy. W przeciwnym razie ostateczna cena umowy może znacząco wzrosnąć w stosunku do tej, jaką planowaliśmy.
-
Zapisy umowy – odpowiedzialność, czyli za co odpowiada firma rozliczająca dotację unijną
Warto zwrócić uwagę na to czy konstrukcja umowy powoduje, że odpowiedzialność za ewentualne błędy lub nieterminową realizację umowy ponosi beneficjent czy firma doradcza. Ma to duże znaczenie, gdyż ewentualne błędy np. w procedurze wyboru dostawcy mogą skutkować obniżeniem wysokości dofinansowania o wartość, która wielokrotnie przekroczy wartość wynagrodzenia za rozliczenie projektu. Zdarza się, że firmy doradcze informują, że są ubezpieczone. Warto dowiedzieć się, czy zakres takiej ochrony obejmuje ubezpieczenie od błędów w dokumentach, bo „zwykłe” ubezpieczenie OC w działalności, może nie mieć zastosowania do umowy, jaką zawrzemy.
-
Zapisy umowy – zakres obowiązków firmy rozliczającej dotację unijną
To najistotniejsza kwestia. W zależności od specyfiki projektu występują różne elementy rozliczenia i wszystkie powinny być wyszczególnione w umowie. Określenie przedmiotu umowy jako „pomoc w rozliczeniu projektu” jest dla beneficjenta bardzo ryzykowne, bo właściwie cała odpowiedzialność za ewentualne błędne zostaje po stronie beneficjenta.
Przykładowy proces rozliczenia projektu może obejmować:
– przygotowanie dokumentów do podpisania umowy o dofinansowanie
– przygotowanie wniosków o zmiany w projekcie i wprowadzenie zmian do wniosku
– przygotowanie i składanie harmonogramów płatności
– przeprowadzenie szacowania i jego udokumentowanie
– przygotowanie zapytania/zapytań ofertowych
– zamieszczenie zapytania na Bazie Konkurencyjności
– obsługa zapytania (np. zamieszczanie odpowiedzi na pytania potencjalnych oferentów)
– przeprowadzenie procesu wyboru oferty (z analizą ofert, uzyskiwaniem wyjaśnień) i sporządzanie protokołu – tutaj warto określić kto będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania (beneficjent czy doradca) i kto podpisze się na protokole (ma to bardzo duże znaczenie)
– przygotowanie/sprawdzenie umów z wybranymi wykonawcami
– przygotowanie/sprawdzenie protokołów odbioru i dokumentacji z realizacji wydatków
– sporządzenie wniosków o płatność (zaliczkowych, sprawozdawczych, rozliczeniowych, końcowych) – w zależności od rodzaju wniosku różny jest nakład pracy, więc może być też różna jego cena)
– wyjaśnienia do wniosków o płatność (przeważnie opłaty są dokonywane dopiero po zatwierdzenie wniosku)
– obsługa kontroli (warto wskazać również informację czy będzie to obsługa zdalna, czy również na miejscu).
W przypadku projektów związanych np. ze szkoleniami może to być jeszcze sprawdzenie i kompletowanie dokumentacji uczestników, przygotowanie regulaminów, dokumentacji rekrutacji itp.
Każdy projekt ma inną specyfikę i beneficjenci powinni dążyć do tego, by umowy o rozliczenie takiego projektu były dostosowane do projektu. Jest to stosunkowo trudne, gdyż wielu beneficjentów nie ma doświadczenia i nie wie co trzeba zrobić w procesie rozliczania projektu. Wiele instytucji przed podpisaniem z beneficjentem umów o dofinansowanie organizuje dla beneficjentów szkolenie i warto w nim uczestniczyć.
Podsumowanie
Umowę o rozliczenie wniosku warto skonsultować z prawnikiem, który ma doświadczenie w temacie rozliczeń projektów unijnych.
